Nextcloud

• Migration Esprit-Fablab
• Étapes de la migration
• Préparez-vous pour la migration
• Obtenir l'accès à la nouvelle plateforme
• Carnets de contacts
• Agendas
• Connexion avec un navigateur web
• Configuration du client de synchronisation
• Synchronisation locale des contacts et agendas
• Statut de synchronisation et gestion des conflits

Migration Esprit-Fablab

Étapes de la migration

1. Mise en maintenance de la plateforme Nextcloud EFL (cloud.esprit-fablab.org) le lundi 24 juin à 18h00
   Vous n’aurez plus accès à votre espace Nextcloud jusqu’au lendemain matin. Veillez à télécharger les éventuels documents auxquels vous souhaitez accéder dans la soirée.
   
   
2. Migration de vos données vers la plateforme Harpañ (cloud.harpan.bzh)
   sauf agenda, contacts, deck, formulaires, sondages.
   
   
3. Réouverture de votre service sur la plateforme Harpañ (cloud.harpan.bzh) le mardi 25 juin à 6h00 au plus tard.
   Vos documents seront présents sur la nouvelle plateforme avec vos dossiers de groupe. Certaines fonctionnalités ne seront pas maintenues (discussion), et d’autres uniquement sur demande (consultation des mails, tâches, sondages et formulaires).
   
   
4. Réouverture temporaire de la plateforme EFL (ancien-cloud.esprit-fablab.org) pour transférer vos dernières données.
   Vous serez invité à transférer vous-même vos agendas et contacts en vous appuyant sur la documentation correspondante.
   Nous resterons évidemment disponibles pour vous accompagner dans cette migration.
   
   
5. Tout est transféré ! Vous utiliserez désormais la nouvelle plateforme Harpañ
   La plateforme EFL fermera définitivement ses portes courant septembre 2024.

Préparez-vous pour la migration

Afin d'éviter toute perte de données et si vous utilisez un client de synchronisation sur votre ordinateur ou votre téléphone, assurez-vous que la synchronisation est terminée avant le début de la migration.

Si vous n'avez pas eu le temps, une fois la migration réalisée ne supprimez pas immédiatement votre ancien dossier local ! Conservez les éventuels documents qui sont uniquement présents localement, vous pourrez les copier dans votre nouveau dossier local une fois que vous aurez mis en place la synchronisation.
Si vous ne comprenez pas un traître mot à ce qui est dit ici, contactez-nous :)

1/ Utilisez-vous un client de synchronisation ?

• Si non, vous pouvez ignorer toute cette partie.
• Si oui, passez à la question suivante.

Un client de synchronisation est une application installée sur votre ordinateur ou votre téléphone qui vous permet d'accéder à vos documents hors connexion.

2/ Tous vos documents sont-ils synchronisés ?

• Si non, passez à la question suivante.
• Si oui, tout va bien, vous pouvez sauter à l'étape 4 pour supprimer votre actuelle synchronisation. Vous serez peut-être intéressé pour configurer la synchronisation à la nouvelle plateforme Nextcloud de Harpañ.
  

Une synchronisation incomplète peut être due à une sélection partielle des documents à synchroniser ou à des erreurs de synchronisation (conflit de versions, quota atteint, synchronisation en cours...). À noter que par défaut, les dossiers >500Mo ne sont pas synchronisés.

Sur l'image ci-dessus, le logo vert nous indique que la synchronisation a bien été réalisée (rouge sinon).

3/ La migration a-t-elle déjà eu lieu ?

Pour rappel, la migration est prévue pour le lundi 24 juin.

• Si non, nous vous proposons de forcer la synchronisation du reste de vos documents pour qu'ils soient pris en compte dans la migration. (Actuellement, les documents non synchronisés se trouvent uniquement sur votre équipement, et non sur le serveur, ils ne peuvent donc pas être migrés par nos soins). Si vous avez la moindre difficulté à réaliser cette synchronisation, vous pouvez suivre l'option «oui».
• Si oui, veillez à ne surtout pas supprimer votre dossier local de synchronisation car vous pourriez perdre définitivement vos documents non-synchronisés. Nous vous invitons à configurer la synchronisation à la nouvelle plateforme Nextcloud Harpañ (lien vers doc), puis à copier manuellement les documents qui n'étaient pas synchronisés dans le nouveau dossier local associé à la nouvelle plateforme. N'hésitez pas à nous contacter si vous n'êtes pas sûr de ce que vous faites.
  

4/ Supprimer la synchronisation avec l'ancienne plateforme

Si vous n'êtes pas concerné par les consignes ci-dessus, ou que vous les avez menées à bien, vous pouvez supprimer votre ancien dossier local de synchronisation. Pour configurer la nouvelle, c'est par ici.

1. Supprimez la synchronisation depuis votre client de synchronisation :
   
2. Supprimez le dossier local :
   

Obtenir l'accès à la nouvelle plateforme

Lorsque la nouvelle plateforme sera accessible (planning de la migration), vous pourrez récupérer votre accès à celle-ci.

À la différence de l'ancienne plateforme, la gestion des comptes utilisateurs est opérée sur un outil dédié et centralisé pour vous permettre à terme d'accéder à différents services avec le même compte.
La gestion de votre compte se fait ici : https://idp.harpan.bzh/realms/harpan/account

1. Rendez-vous sur https://cloud.harpan.bzh
2. Cliquez sur le bouton «Connexion avec mon compte Harpañ»
   
3. Puis cliquez sur le bouton «Mot de passe oublié ?»
   
4. Vous pourrez enfin renseigner votre adresse email pour recevoir un mail de réinitialisation de votre mot de passe

   Pensez à vérifier vos indésirables si vous ne recevez pas de mail.

   Nous avons conservé l'adresse mail de votre compte Esprit-Fablab (celle par laquelle nous vous avons communiqué les détails de cette migration), mais votre pseudo est susceptible d'avoir changé s'il comportait des espaces ou des majuscules.
   Lors de l'annonce de cette migration, nous avons oublié de vous avertir contre le changement d'adresse mail. En effet, si vous l'avez manuellement changée durant ce laps de temps, il se peut que ce changement n'ait pas été pris en compte sur la nouvelle plateforme. Contactez-nous si c'est le cas, ou que vous ne recevez pas de mail pour réinitialiser votre mot de passe.
   

Carnets de contacts

Lorsque la nouvelle plateforme sera accessible (planning de la migration), vous pourrez vous connecter à https://cloud.harpan.bzh pour migrer votre carnet de contacts. Cette migration se fait en 2 étapes :

Téléchargement de votre carnet de contacts sur https://ancien-cloud.esprit-fablab.org :

1. Allez sur l'onglet «Contacts» :
   
2. Cliquez sur le bouton «Paramètres de Contacts» :
   
3. Pour chaque carnet de contacts nécessaire, téléchargez-le localement :
   

   Dans le cas ci-dessus, il existe 3 carnets de contacts: «Contacts», «Comptes» et «Contacté récemment». Un contact ne peut être que dans un seul carnet de contacts.

Chargement de votre carnet de contact sur la nouvelle plateforme https://cloud.harpan.bzh :

1. Allez sur l'onglet «Contacts»:
   
2. Cliquez sur le bouton «Importer des contacts»:
   
3. Puis sur le bouton «Sélectionnez un fichier local» et sélectionnez le fichier préalablement téléchargé. Vous pouvez répéter l'opération pour les éventuels autres carnets de contacts.
   
   

   Pensez à remettre en place les éventuels partages associés.

Agendas

Lorsque la nouvelle plateforme sera accessible (planning de la migration), vous pourrez vous connecter à https://cloud.harpan.bzh pour migrer votre agenda. Cette migration se fait en 2 étapes :

Téléchargement de votre agenda sur https://ancien-cloud.esprit-fablab.org :

Chargement de votre agenda sur la nouvelle plateforme https://cloud.harpan.bzh :

Connexion avec un navigateur web

Pour vous connecter au Nextcloud de Harpañ

1. Rendez-vous sur https://cloud.harpan.bzh
2. Cliquez sur «Connexion avec mon compte Harpañ»
   
3. Puis renseignez
   • votre pseudo ou votre adresse email
   • votre mot de passe
     

Configuration du client de synchronisation

Un client de synchronisation est une application installée sur votre ordinateur ou votre téléphone qui vous permet d'accéder à vos documents hors connexion.

1. Téléchargement du client

Rendez-vous sur https://nextcloud.com/fr/install/ et cliquez sur «Télécharger pour l’ordinateur de bureau».

2. Configuration

1. Cliquez sur le bouton «Se connecter»:
   
2. Entrez l'URL https://cloud.harpan.bzh
3. Votre navigateur s'ouvre. Il vous propose de vous connecter via l'interface web puis d'autoriser l'accès à votre compte
4. Vous pouvez finir de configurer les paramètres de synchronisation (emplacement du dossier local, sélection des documents à synchroniser, etc.)
   

Synchronisation locale des contacts et agendas

Cas général

L'authentification centralisée (en passant par la page de connexion idp.harpan.bzh) n'est pas toujours possible pour mettre en place une synchronisation de ses calendriers (protocole CalDAV) et contacts (protocole CardDAV). Dans le cas où vous êtes quand même redirigé vers cette page (notamment si vous utilisez une application Nextcloud), c'est systématiquement votre pseudo et votre mot de passe principal que vous êtes invité à renseigner.

Pour configurer un accès CardDAV/CalDAV, il faut vous rendre dans les paramètres de votre compte Nextcloud, onglet «Sécurité» et créer un mot de passe d'application. C'est celui-ci que vous devrez utiliser pour vous connecter via ces protocoles. De plus, votre pseudo Nextcloud est de la forme idp-<votre pseudo> (l'ajout de cette particule est automatique et liée à la gestion centralisée de votre compte).

1.  Vous pouvez mettre ce que vous voulez pour le nom de l'application, il vous sert juste à vous pour l'identifier dans la liste des mots de passe d'application
2.  Une fois créé, une pop-up s'affiche pour vous rappeler votre nom d'utilisateur et afficher le mot de passe (qui ne pourra pas être ré-affiché ensuite, si vous le perdez il vous faudra créer un nouveau mot de passe d'application)

Pour les produits Apple

Contribution d'un membre utilisateur, merci à lui !

Statut de synchronisation et gestion des conflits

Parfois des conflits apparaissent lors de la synchronisation de vos fichiers entre la plateforme et votre ordinateur. Cela arrive lorsqu'un fichier est modifié à deux endroits en même temps. Normalement, le fichier modifié remplace l'ancienne version. Mais s'il y a deux versions concurentielles d'un même fichier, une erreur apparaît.

Les différents statuts de synchronisation

Le client de synchronisation utilise ces symboles pour vous donner en un coup d'oeil "l'état de santé" de vos dossiers et fichiers synchronisés.

Icône	Statut
	Vert, tout va bien.
	Gris, synchronisation en pause.
	Bleu, synchronisation en cours.
	Jaune, il y a probablement un conflit dans la version des fichiers, essayez de résoudre le conflit en suivant la méthode ci-dessous.
	Rouge, il y a un problème, un message d’erreur devrait vous donner plus d’informations.

Les fichiers avec l'icône nuage sont des fichiers virtuels, c'est à dire qu'il sont situés sur la plateforme mais ne sont pas chargés sur l'ordinateur sauf en faisant la demande manuellement (double-clic sur le fichier).

Forcer la synchronisation manuellement

Dans un premier temps, essayons de forcer manuellement la synchronisation générale avec la plateforme. Pour le faire, voici les étapes :

1. Ouvrir l'application bureau de synchronisation nextcloud
2. Cliquer sur la vignette du compte en haut à gauche puis cliquer sur paramètres ou settings
   
   
3. cliquer sur menu "3 points" à droite puis sur "forcer la synchronisation

Il se peut aussi qu'une connexion internet instable soit à l'origine des soucis de synchronisation rencontrés.

Nextcloud indique un conflit de fichiers

Vous avez forcé la synchronisation et un message apparaît. L'avertissement jaune indique qu'il y a probablement un conflit dans la version des fichiers.

Cela arrive lorsqu’un même fichier a été modifié par deux personnes à la fois. Si la première personne a laissé ouvert son fichier pendant que la seconde le modifiait, cela provoque un conflit. Si un même fichier est modifié localement sur un ordinateur et en même temps sur la plateforme en ligne, cela provoque aussi un conflit.

A chaque fois, le client de synchronisation Nextcloud va détecter la version du fichier. Il va voir que la version du fichier a été modifié entretemps, il va alors télécharger la dernière version située sur la plateforme (serveur) et avertir qu’il y a un conflit à résoudre.

Ensuite, il faudra cliquer sur l'avertissement pour afficher les conflits existants. Le client de synchronisation vous proposera de comparer les versions de fichiers qui posent problème. Vous devrez manuellement choisir le fichier que vous souhaitez conserver.

Pour réduire les risques de conflits de version et faciliter leur résolution, il est conseillé de prendre l’habitude d’enregistrer et de fermer les documents sur lesquels on ne travaille pas.

Le système de synchronisation de fichiers par le client de synchronisation Netxcloud n’est pas fait pour un travail simultané sur un même document. Il faut mieux collaborer via l'interface web pour les fichiers régulièrement mis à jour par plusieurs personnes de l'équipe.